Wat kun je doen met webformulieren?

Vroeger, in de echte wereld met kranten, tijdschriften en brochures, hadden we de mogelijkheid om te reageren met behulp van een ‘Antwoordcoupon’. Een formuliertje dat je kon uitknippen, invullen met een pen en in een enveloppe kon opsturen naar een antwoordnummer. In onze online wereld hebben we hiervoor een webformulier. In dit blog maak ik een begin met te vertellen hoe dit werkt en welke hulpmiddelen er zijn.

Wat is een webformulier?

In veel websites komen we op de contactpagina een eenvoudig formuliertje tegen waarmee we een vraag kunnen stellen aan de eigenaar van de website. Dit is een ‘webformulier’ of een ‘contactformulier’. De gebruiker kan dit formulier invullen en op “Verzenden” klikken, waarna de eigenaar een berichtje krijgt met de inhoud. Dit is de meest simpele variant, maar als dat alles was hoefde ik er hier geen aandacht aan te besteden.

Hoe werkt het?

Bij de verwerking van de formulieren zijn 2 hoofdstromen. Het verschil tussen die 2 heeft alles met privacy te maken. Een veel gebruikte methode is die waarbij de inhoud van het formulier wordt opgeslagen in de database van de website. De eigenaar van de website heeft dan de keuze hoe hij met die data omgaat. Zo kan hij een programma hebben waarmee hij de berichten uitleest. Of, het programma binnen de website maakt een e‑mailtje. In alle gevallen blijft de data van de gebruiker in de database op de website en moet de eigenaar, onder andere voor de AVG, actie ondernemen om dit op te ruimen.

De andere, veel privacy-vriendelijkere manier is dat de gegevens in het geheugen van de computer blijven. Pas op het moment van verzenden wordt de inhoud in een e-mailtje naar de eigenaar gestuurd. Voor eenvoudige formulieren is dit de mooiste manier en hoeft de gebruiker en de eigenaar zich geen zorgen te maken over de privacy. Alleen kan de gebruiker aan de buitenkant van het formulier niet zien welke methode gebruikt is.

Waarom gebruik je een webformulier?

Als het resultaat van een webformulier gewoon een e-mailtje aan de eigenaar is, waarom zou je dan een webformulier gebruiken? Het is dan toch net zo handig om alleen een e-mailadres te vermelden? Of, maak er een mooie ‘mailto:’-link van zodat, als de gebruiker hierop klikt, meteen het e-mailprogramma van de gebruiker opent met het juiste e-mailadres al ingevuld.

mailto:adres@voorbeeld.nl?subject=Onderwerp formulier

Voor de eigenaar van een website zijn er enkele redenen om terughoudend te zijn met het vermelden van e-mailadressen. Spammers houden op het internet een ware strooptocht op zoek naar goede bruikbare e-mailadressen. Betere adressen dan contactadressen op een website zijn er bijna niet. Daarom worden deze adressen meestal ook zodanig verwerkt dat de software van spammers deze maar moeilijk kan lezen. Ditzelfde geldt dus ook voor een mailto:-link. Daarnaast werkt een mailto: tegenwoordig niet altijd meer zo goed. Veel gebruikers bekijken een website vanaf een smartphone of een tablet. En in een steeds groter aantal gevallen zal hierop geen e-mailprogramma geactiveerd zijn. Met andere woorden, zo’n telefoon ‘weet’ niet wat hij met een mailto:-link moet doen en gaat aan de gebruiker allerlei vragen stellen over wat er nu moet gebeuren. Paniek dus. Daarom, wil je een e-mailadres op een website vermijden, werk dan met een webformulier.

Risico’s van een webformulier

Zoals met alle onderdelen van een website op het grote, onveilige internet, is ook het gebruik van formulieren niet geheel ongevaarlijk. Met name spammers zijn hierbij erg vervelend. Net zoals er ‘robots’ zijn die op zoek zijn naar e-mailadressen, zo zijn er ook robots die op zoek zijn naar formulieren. Die worden door zo’n robot ingevuld en van reclame voorzien. De eigenaar van de website krijgt op die manier honderden berichten met reclame binnen. Voor de websitebouwers is het vervolgens weer zaak om iets te verzinnen om die robots buiten te houden. Hiervoor zijn diverse manieren waarvan de zogenaamde ‘Captcha’ de bekendste is. Voordat een gebruiker het formulier kan verzenden moet hij ‘bewijzen’ dat hij geen robot is, bijvoorbeeld door een reeks foto’s aan te klikken. Google heeft deze manier groot gemaakt.

Ik vermijd deze oplossing omdat ik vind dat je hiermee de irritatie die de website eigenaar heeft, verlegt naar de gebruiker. Inmiddels boekt Google ook goede resultaten met een minder belastende variant – een zogenaamde ‘reCaptcha’. Hierbij voert Google ook een controle uit of de gebruiker een robot is, maar gebruikt deze maar incidenteel de controle met de reeks foto’s.

Webformulieren en WordPress

Binnen WordPress zit geen standaardmanier om met webformulieren te werken. Hiervoor moet een plugin worden geïnstalleerd en deze vind je in diverse uitvoeringen. De grote 3 hierbij zijn ‘Gravity forms’, ‘Ninja forms’ en ‘WPforms’. Van alle 3 bestaat er een gratis versie die beperkt, maar bruikbaar is. De nadruk ligt bij alle 3 echter op de premium versies die uitgebreid en professioneel zijn. WPforms heeft hierbij voor de beginner wel het meeste gebruiksgemak en ondersteuning. In een volgend blog kom ik terug op de diverse mogelijkheden die al deze plugins hebben. Denk hierbij aan vragenformulieren, bestelformulieren en betaalmogelijkheden.

Als het gaat om de gratis, Open Source versie van de formulieren, dan kunnen we niet om ‘Contact form 7’ heen. Deze, van oorsprong Japanse plugin is zeer basaal van opzet en biedt eigenlijk alleen de kale functionaliteit die je van een webformulier verwacht. Dit in tegenstelling tot de eerder genoemde 3 die allerlei grafische mogelijkheden bieden en die ook erg veel extra functies in hun product gestopt hebben. Maar, naar mijn mening is die eenvoud ook het sterke punt van ‘Contact form 7’. Hierdoor kan de webdesigner zelf alles aanpassen, zodat het formulier prima binnen het ontwerp van de website past.

En, door het feit dat de plugin open source is, kunnen andere pluginbouwers weer uitbreidingen (add-ons) maken voor specifieke doelen. Zo is de basis van Contact forms 7 gebouwd om alleen een e-mail te versturen, maar er bestaat een add-on om toch alle gegevens in een database op te slaan. Ook bestaat er een add-on om het resultaat als een PDF te versturen en is er een add-on om een complete vragenlijst te maken.

Voor mijn websites gebruik ik alleen ‘Contact form 7’. Hierdoor ben ik in staat om privacy vriendelijke websites te maken en ik kan garanderen dat er op de webserver geen persoonlijke data van gebruikers wordt vastgelegd. Wil je ook de vermelding van jouw e-mailadres verminderen en met formulieren aan de slag? Ik help je graag verder.